Taloushallinto    Laatu   Prosessiajattelu

Taloussääntö \  Kirjanpito \ E-laskut ja SEPA \ Perintä \ Palkanlaskenta \ Tietohallinto

Hyvin toimiva taloushallinto on joukko rutiineja, joita kaikkien on helppo noudattaa ja jotka tuottavat työntekijöille/jäsenille oikein lasketun palkan oikeaan aikaan sekä toimitusjohtajalle ja hallitukselle tietoa osuuskunnan taloudellisesta tilanteesta mahdollisimman ajantasaisesti.

Jos taloushallinto (kirjanpito, osto ja myyntilaskujen käsittely ja maksanta, palkanlaskenta) tuottaa paljon kyselyitä, korjauksia ja hankauksia, prosessi ei toimi kunnolla. Sitä täytyy korjata miettimällä, mikä mättää sekä luomalla tai korjaamalla tarpeelliset käytännöt ja lomakkeet.

Taloushallinto on yksi tärkeä yrityksen tukiprosessi, jolla pitää olla myös omistaja eli vastuuhenkilö. Yleensä se on toimitusjohtaja, mahdollisesti myös toimistosihteeri tai vastaava. Hänen tukenaan on yhdessä mietityt ja suunnitellut ohjeet ja rutiinit.

Taloussääntö
Yrityksellä pitää olla selkeät päätökset siitä, miten suuria taloudellisia päätöksiä (ostoja, sopimuksia) toimitusjohtaja tai yksittäinen jäsen voi tehdä ja milloin asia pitää viedä hallituksen, osaston tms. käsittelyyn. Samoin tarvitaan selkeät käytännöt laskujen tarkistuksesta ja hyväksynnästä sekä maksajasta. Pääperiaate on, että laskujen pitää aina kulkea kaksien käsien ja silmien kautta, ettei kenelläkään tule tunnetta, että hän voi tehdä mitä haluaa. Samoin varajärjestelmä pitää olla luotu siltä varalta, että toimitusjohtaja tai taloussihteeri lähtee maailmanympärimatkalle tai joutuu äkillisesti sairaalaan.

Rutiinien suunnitteluun ja hiomiseen kannattaa käyttää aikaa niin paljon, että lopputuloksena on systeemi, jossa taloushallinto saa jäseniltä ja työntekijöiltä tarpeelliset tiedot nopeasti ja selkeästi ja työntekijöiden on helppo ne antaa. Monta kertaa selkeät lomakkeet helpottavat tietojen siirtymistä työntekijöiltä taloushallinnon käyttöön, esimerkiksi työtuntien ja laskutustietojen antamiseen on hyvä tehdä valmiit lomakkeet, samoin matkalaskuja varten.

Kirjanpito
Kirjanpito on osuuskunnan jäsenten ja johdon väline yrityksen kannattavuuden ja toiminnan seuraamiseen. Jos osuuskunnassa on joku kirjanpidon osaaja, hän on kullanarvoinen. Ellei ole, on viisasta ostaa kirjanpito ulkopuolelta. Ulkopuolista kirjanpitäjää valitessa ja asiasta sopimusta tehdessä on hyvä kiinnittää huomiota myös siihen, miten valmis ja halukas kirjanpitäjä on kertomaan ja keskustelemaan siitä, mitä kirjanpito kertoo yrityksen toiminnasta ja muokkaamaan tilikarttaansa ja ohjelmaansa teidän tarpeidenne mukaan.

Jokaisessa kirjanpito-ohjelmassa on valmiina tilikartta, mutta siihen on helppo tehdä muutoksia ja lisäyksiä sen mukaan kuin asiakasyritys haluaa. Siksi osuuskunnan onkin ensin mietittävä, mitä tietoja ja mitä lukuja se haluaa seurata. Myynti on tietysti aina tärkeä, mutta onko tarvetta jakaa sitä osiin, nähdä miten eri osastojen, toimialojen tms. myynti kehittyy.

Sama koskee menoja, yleensä kirjanpito-ohjelmat kasaavat kaikki raaka-aineet yhdelle tilille ostoiksi eri arvonlisäkannat erotellen, mutta jos halutaan seurata jokin osaston tai vaikka tuotteen ostoja erikseen, se on helposti mahdollista kirjaamalla ne omalle tililleen. Tai apuna voi käyttää kustannuspaikkajaottelua.

Kun olette siis selvittäneet itsellenne, mitä tietoja haluatte kirjanpidosta ja miten usein, keskustelkaa kirjanpitäjän kanssa, miten tiedot saatte. On mahdollista, että itse teette kuitteihin jo valmiiksi tiliöintimerkinnät, mutta ainakin on syytä pitää huolta siitä kirjanpitäjä tietää eri tositteiden sisällön ja sen mille tilille ne haluatte kirjata. Jos esimerkiksi markkinoitte tuotteitanne lähettämällä ison määrän mainoskirjeitä, kertokaa kirjapitäjälle, haluatteko postimaksut markkinointi- vai postikuluiksi. Laskuihin ja kuitteihin tai niiden liitteeksi saa ja pitää tehdä selvityksiä siitä, mitä on ostettu ja mihin tarkoitukseen, mille tilille ostot on kirjattava jne.

Yhteistyö kirjanpitäjän kanssa on siis kaiken a ja o. Kertokaa, kysykää, pyytäkää, neuvotelkaa. Hyvä kirjanpitäjä tulee vastaan kertomalla, mitä tietoja ja raportteja hän helposti saa ohjelmastaan ja kertoo mitä tietoja niistä löytää. Ja opiskelkaa kirjanpitäjän kanssa lukemaan hänen antamiaan raportteja.

Tärkeintä on tietysti seurata osuuskunnan kannattavuutta ja tuloksen kehittymistä. Jos joulukuussa huomataan, että tappiota tulee, on liian myöhäistä tehdä asialle mitään, siksi tilannetta pitää seurata kuukausittain (toimitusjohtaja) tai kahden kuukauden välein (hallitus), jotta osataan tehdä korjausliikkeet ajoissa. Jos osuuskunnan myynti vaihtelee vuodenaikojen mukaan ja se on tiedossa, tämä täytyy tietysti ottaa laskelmissa huomioon. Edellinen vuosi voi olla silloin hyvä vertailukohta, ellei osuuskunnalle ole tehty kuukausittaista budjettia. Kun tarkastellaan tuloslaskelman ennustetta, täytyy muistaa ottaa huomioon lomapalkat. Ne voi haluttaessa jaksottaa kuukausittain, samoin työeläkemaksut ja muut isot muutaman kerran vuodessa maksettavat erät. Työeläkemaksut voi nykyään maksaa myös kuukausittain maksettujen palkkojen perusteella, kun sopii asian eläkeyhtiön kanssa. Silloin niitä ei tarvitse jaksottaa.

Jos tuloslaskelma näyttää tappiota (tai ylijäämää budjetoitua vähemmän), on periaatteessa kaksi tapaa korjata tilannetta: joko hankkia lisää tuloja tai pienentää menoja. Ja ainakin työosuuskunnan ollessa kyseessä, on vielä mietittävä, voidaanko myyntiä lisätä, vai voidaanko osuuskunnan osuutta myynnistä lisätä (eli nostaa ns. kateprosenttia).  Jos se on tarpeen, jäsenille on syytä selvittää läpinäkyvästi, mihin osuuskunta rahaa tarvitsee.

Uuden tilintarkastuslain mukaan pienillä yrityksillä ei ole pakko olla tilintarkastajaa, elleivät säännöt niin määrää. Hyvä tilintarkastaja on kuitenkin osuuskunnalle kullanarvoinen. Hän varmistaa, että talousasiat tulee hoidettua kunnolla ja häneltä saa myös tarvittaessa neuvoja ja ohjeita. Jos osuuskunnassa on oma kirjapitäjä, hänen täytyy pitää itsensä ajan tasalla: käydä koulutuksissa ja seurata netistä ja ammattilehdistä lainsäädännön ja asetusten muutoksia. Myös toimitusjohtajan on syytä seurata taloushallinnon säädösten muutoksia ja myös välittää tarpeelliset tiedot hallitukselle.

Koska osuuskunnilla on omia erityispiirteitään, osuuskuntia koskevia muutoksia ei aina selkeästi käsitellä yleisissä koulutustilaisuuksissa. Osuuskuntien oma verkosto voi järjestää nimenomaan osuuskuntia koskevia koulutustilaisuuksia ja osuuskuntien kirjanpitäjät voivat keskenään pohtia omia erityiskysymyksiään, ehkä vielä osuuskuntiin perehtyneen tilintarkastajan myötävaikutuksella.

E-laskut ja SEPA
Monet  kunnat ja isot yritykset alkavat toivoa tai jopa vaatia sähköistä laskutusta, jossa lasku menee konekielisenä yritykseltä toiselle jonkun välittäjäorganisaation (esim. pankki) kautta, niin että se voidaan maksaa ilman paperiversiota. Lisätietoa sähköisestä laskutuksesta löytyy pankkien nettisivuilta ja Tieken sivuilta. Lisätietoa myös: www.finvoice.info ja E-laskusanomat.

Lähes kaikki laskutusohjelmat voivat jo tehdä ja lähettää Suomessa hyväksyttyyn Finvoice-standardiin perustuvia e-laskuja. Jos sähköisiä laskuja tarvitaan vain vähän, ota selvää voitko pankkisi verkkosivuilla käydä tekemässä tarvittaessa yksittäisiä sähköisiä laskuja. Ainakin joissakin pankeissa tämä on mahdollista. Myös verkkolaskut.fi -palvelu tarjoaa pienyrityksille mahdollisuuden tehdä sähköisiä laskuja.

Sähköisen laskun tekeminen ei ole sen monimutkaisempaa kuin tavallisen laskun teko, tarvitaan vain asiakkaan yhteystiedot ja IBAN-tilinumero, ja tiedot laskutettavasta. Pankki tai muu välittäjäorganisaatio hoitaa laskun asiakkaan järjestelmään.Samalla tavalla pankin kanssa neuvotellen ja sopien voit ryhtyä myös ottamaan vastaan verkkolaskuja.

Vuoden 2008 alusta tulee vähitellen voimaan  yhtenäinen euromaksuale eli SEPA (Single Euro Payments Area). Sen tavoitteena on, että kuluttajat, yritykset ja yhteisöt voivat maksaa ja vastaanottaa euromääräisiä maksuja samoin ehdoin, oikeuksin ja velvollisuuksin riippumatta siitä, onko maksu maan sisäinen tai maiden välinen. Päämääränä on luoda maksamisen peruspalveluille yhtenäiset käytännöt ja standarditaso. Lisätietoa SEPAsta löytyy mm. Finanssialan keskusliiton sivuilta www.fkl.fi

Maksujen seuranta ja perintä
Jotta osuuskunnalla on varaa maksaa laskut ja hoitaa muut velvoitteensa, rahan pitää kiertää. Tehdyt työt on laskutettava aikailematta ja sen jälkeen seurattava, että lähetetyt laskut myös maksetaan. Kohtuullisen nopeasti eräpäivän jälkeen tehty maksumuistutus varmistaa maksun saannin. Jos on tarpeen, vielä voi lähettää toisen muistutuksen, mutta ellei sekään tuota tulosta, on syytä miettiä muita keinoja. Puhelu ao. yritykseen on nopea ja usein tuottoisa keino. Muistutuskirje on helppo sysätä syrjään, mutta on jo vaikeampaa selittää puhelimessa maksun viivästymisen syy. Jos asiakas haluaa maksuaikaa tai maksaa erissä, on syytä tehdä selkeä maksuaikataulu, joka lähetetään asiakkaalle faksilla, sähköpostilla tai kirjeitse. Ellei maksuohjelmaa noudateta, asiaan on syytä nopeasti palata.

Vaikka on toisaalta hyvä periaate, että työn tehnyt ja tilauksesta sopinut henkilö hoitaa myös maksun karhuamisen, joskus voi olla hyvä, että perintäsoiton tekee joku muu, jolla ei ole henkilökohtaista suhdetta perittävään vaan joka voi esiintyä vain osuuskunnan edustajana.

Jos tuntuu, että yrityksellä olisi varaa maksaa, mutta maksua ei vain kuulu, haastehakemuksen tekeminen oikeuteen on vain yksi kirje, johon löytyy kaavoja. Jos yrityksellä on varaa, se kyllä haluaa välttää päätymästä Asiakastiedon luottohäiriörekisteriin ja maksaa, kun saa oikeudelta tiedon haastehakemuksesta. Hakemuksen jättäminen maksaa 79 euroa, mutta summan voi laskuttaa vieläpä suurempana perittävältä. Malleja haastehakemuksen ja perintäkirjeiden tekemiseen löytyy esim. Lakioppaasta.

Asiakastieto on hyvä lähde silloin kun on aloittamassa liikesuhdetta ennestään tuntemattomaan yritykseen tai kun tutun yritykset maksut alkavat viipyä. Asiakastiedolta voi nykyään ostaa vain yhden yrityksen tiedot kerrallaan.

Palkanlaskenta
Palkanlaskennan perusta on se, että sekä työntekijät että palkanlaskija tietävät, mikä on sovittu palkka, maksetaanko ilta-, ylityö- ym. lisiä ja miten kesälomakorvaus tai palkka maksetaan ja maksetaanko lomaraha. Tietojen täytyy tulla palkanlaskijalle sovitussa aikataulussa, jotta hän voi tehdä työnsä samoin sovitun aikataulun mukaan. Jos työntekijälle maksetaan lomakorvaus heti palkan yhteydessä, sen on näyttävä myös palkkalaskelmassa.

Jos lomapalkat ja rahat maksetaan kesällä, on muistettava pitää huoli maksuvalmiudesta eli siitä että yrityksellä on varaa maksaa lomapalkat ja -rahat.

Tietohallinto
Kuka vastaa osuuskunnan tietokoneista ja niiden oheislaitteista ja ohjelmista? Jotta osuuskunnat koneet ja niiden ohjelmistot pysyvät ajan tasalla, kannattaa sopia joku tietohallinnon vastuuhenkilö, jonka tehtäviin kuuluu myös pitää yllä luetteloa koneista ohjelmista, lisensseistä jne. Kaikkia ohjelmia ei heti tarvitse päivittää uusimpaan versioonsa, mutta Microsoft ei tue kovin vanhoja ohjelmia eikä huolehdi niiden turvallisuudesta, esim. Office 97 pakettia ei enää tueta. Jos Microsoftin ohjelmat tuntuvat kalliilta, kannattaa muistaa ilmaisten ohjelmien mahdollisuus, esim. jotkut valtion virastotkin ovat siirtyneet käyttämään OpenOffice.orgia. Muita ilmaisohjelmia: www.ilmaisohjelmat.fi

Jos esimerkiksi toimistossa on yhteiskäytössä olevia tietokoneita, niille voi sopia käyttösäännöt tai atk-vastaava voi toimia järjestelmänvalvojana, niin etteivät muut pääse lataamaan sinne ohjelmia. Näin kone pysyy paremmin käyttökunnossa ja siistinä.

Varmuuskopiointi on tärkeä tietojen turva. Se kannattaa tehdä säännöllisesti ulkoiselle tallennusvälineelle tai täysin muualla olevalle palvelimelle. Tulipalon, vesivahinkojen ym varalta varmuuskopiot pitäisi säilyttää eri rakennuksessa kuin kone.

Nykyään omat nettisivut kuuluvat jo markkinoinnin perusvälineisiin. Sivuja tehdessä ja suunniteltaessa pitää heti ajatella niiden päivitettävyys. Jos niiden jatkuva päivitys ei ole varmaa, sivuille kannattaa viedä vain sellaista sisältöä, joka ei  helposti vanhene.

Pohdittavaa taloushallinnosta

Tulostusversio (pdf)